Technologická praxe: Definujte nákupní strategii

Definujte vaši nákupní strategii

Z vaší strategie nákupu musí být zřejmé, že jste zohlednili jak komerční a technologické aspekty, tak i smluvní omezení.

Pro splnění bodu 11 Pravidel správné technologické praxe musí být z vašeho plánu a designu zřejmá vaše strategie nákupu i to, jak jsou vámi uzavírané smlouvy v souladu s vládními pravidly a doporučeními platnými ve státní a veřejné správě.

To vše budete muset vysvětlit v rámci procesu schvalování výdajů.

Jak definice nákupní strategie pomůže vašemu projektu

Váš projekt či program v oblasti technologií získá, pokud dokážete:

• využít konkurenceschopné a inovativní komerční produkty a příležitosti;
• dosáhnout dlouhodobé finanční úspory;
• lépe vyjednávat s dodavateli;
• uplatnit obchodní přístup podporující desagregaci smluv;
• úspěšně odstupovat od smluv a zajistit, aby vám stávající dodavatel předal všechny relevantní informace, znalosti a kapacity;

Nákupní strategie vám také:

• pomůže s přechodem na cloudové služby, komoditní a sdílené služby technologie;
• pomůže ke kratším, lépe řiditelným smlouvám se snadnějším procesem obnovení smlouvy;
• zpřehlední stav smlouvy, rizika a případné problémy či otevřené otázky.

Obchodní přístup

Z vaší nákupní strategie musí být zřejmé, že zevrubně rozumíte obchodním závazkům a aspektům nezbytným pro realizaci, využití a řízení vašeho programu. Měli byste naplánovat, jak budete řídit více dodavatelů současně, jak tato struktura zapadá do operačního modelu organizace, a v jakých okamžicích budou tito dodavatelé součástí stejných dodavatelských týmů. To vše znamená, že musíte:

• pravidelně přehodnocovat své nákupní strategie a zvažovat, kdy můžete své požadavky zjednodušit či rozdělit, a umožnit tak větší konkurenci na trhu, včetně poskytnutí šancí menším a středním firmám;
• využívat mapování hodnotového řetězce ke snadnější identifikaci produktů a jejich komponent, což vám pomůže rozhodnout, zda je lepší tyto vytvořit vlastními silami, či nakoupit, a to v závislosti na úrovni zralosti produktu;
• v případech, kdy pro to existují provozní a finanční argumenty, přecházet od rozsáhlých smluv s jediným dodavatelem na více smluv s různými dodavateli;
• vědět, kde a jakým způsobem jste desagregovali větší technologické celky, na nichž stojí váš program a smlouvy na dodání těchto technologií;
• zvážit, jaké schopnosti a dovednosti potřebuje vaše organizace k tomu, aby mohla „servisovat“ produkt, který zakoupíte;
• používat takový obchodní model, který je vhodný pro vaše služby a vzhledem ke specifickým podmínkám vaší organizace.

Úvahy ohledně technologií

Vaše strategie nákupu musí zohledňovat takové přístupy v oblasti technologií, které podpoří budoucí využití vašeho produktu a služeb. Sem patří:

• rozdělení služeb dle nejlepší praxe v oboru, včetně využití štíhlého přístupu k nákupům, přednákupního oslovení trhu a maximálně možné otevřenosti;
• využívání již hotových produktů a služeb všude tam, kde je to možné – a vyvarování se jejich kustomizaci způsobem, který by vám v budoucnu zabránil provádět jejich údržbu, upgrade či odstranění;

Využívejte možnosti nákupu společné pro státní správu

Vyhledávejte vhodné služby a dodavatele a vyhněte se zdlouhavým a nákladným procesům nákupu. Spolupracujte s nákupním týmem svého úřadu a snažte se pochopit, která možnost a jaký postup je pro váš program nejvhodnější. Využívejte schválené možnosti nákupu:

Doplnit naše

• Veřejné zakázky
• Dynamické nákupní systémy
• Centrální nákupy

Řiďte se pravidly pro uzavírání smluv ve státní správě

UK pravidla, inspirativni:

Pro smlouvy platí, že:

• hodnota nesmí přesáhnout £100 miliónů – pokud k tomu není výjimečný důvod;
• musí explicitně stanovit vlastníka dat veřejné správy, včetně dat vytvořených prostřednictvím provozování služby;
• musí explicitně stanovit vlastníka duševních práv, jež jsou součástí dodávky technologické služby, a to včetně softwarového kódu a obchodních pravidel, podle kterých probíhá zpracování informací mezi uživatelskými rozhraními a uloženými daty.

Dále je třeba u smluv dodržet následující pravidla:

• tam, kde je to ekonomicky výhodné, musí smlouva obsahovat doložku o přerušení smlouvy do 2 let, což by vám mělo umožnit ukončit platnost smlouvy s minimálními výstupními náklady;
• zajistit konkurenci pro co nejširší řadu dodavatelů díky využití smluv menšího rozsahu tam, kde jsou přínosné z hlediska získávané hodnoty;
• tam, kde je to vhodné a kde takový postup zajistí maximální hodnotu za vynaložené peníze, používat fakturační modely založené na skutečném využití služby či technologie;
• snažit se o neustálé zlepšování, udržovat konkurenci na trhu a flexibilitu potřebnou pro plnění měnících se požadavků.

Pamatujte, že:

• můžete využít rámcové smlouvy „CCS technology category framework agreements“ s již předdefinovanými smluvními pravidly a podmínkami;
• dodavatel nesmí poskytovat systémovou integraci, integraci služeb či služby servisního managementu současně s poskytováním služeb komponent v rámci téhož systému;
• nemůžete platnost smlouvy automaticky prodlužovat, aniž by pro to existovaly polehčující okolnosti;
• musíte sladit platnost trvání smlouvy s aktuálně uznávanou nejlepší praxí pro daný produkt a službu.

Související doporučení a odkazy

• Pravidla správné technologické praxe: Související témata
• Zásady „Technology service principles“
• Nákup ve státní správě – sbírka informací, dokumentů a odkazů
• Doporučení pro štíhlý nákup
• Příležitosti k agregaci technologií
• Standardy obchodního chování státních úřadů a organizací
• Politika veřejných zakázek
• Kontrola výdajů ústředních orgánů státní správy
• Standardy řízení smluv