Principy agilního dodávání služeb

Část sekce Agilní přístup

Principy agilního dodávání služeb

Následujících šest principů pomůže vytvořit agilní kulturu pracovního týmu a organizaci:

1. Nezpomalujte dodávku
2. Rozhodujte na správné úrovni podle potřeby
3. Pracujte se správnými lidmi
4. Přesvědčte se sami
5. Dělejte to pouze, pokud to má přidanou hodnotu
6. Důvěřuj a prověřuj

Splnění standardů digitální služby

Pro splnění bodu 4 Standardu (použití agilních metod) musíte ukázat, jak váš tým používá agilní metody k budování a provozu služby.

Kdo je zapojen do řízení

Každý v projektovém týmu je zodpovědný a podílí se na řízení. [[Nástroje a techniky agilního řízení] (každodenní kontrolní schůzky, pravidelně plánovaná setkání a retrospektivní setkání) jsou cesty, jak agilně dodat a dokončit úkol.

Projektový tým potřebuje pomoc i od lidí zodpovědných za podporu agilních týmů prostřednictvím řízení a řídících aktivit. Obecně to jsou:

• majitelé služeb
• projektoví manažeři
• vedoucí zodpovědní pracovníci (senior responsible officers = SROs)
• auditoři a pojišťovatelé
• vedoucí představitelé pro digitalizaci, technologičtí pracovníci a další senior úředníci

Nezpomalujte dodání

Váš projektový tým musí budovat službu, kterou budete neustále vylepšovat, aby vycházela vstříc potřebám uživatelů. Jako majitelé služby byste měli:

• najít způsob jak práci dodělat, když se “zablokuje” a zpomaluje to poskytování, zejména pokud tým nemá oprávnění k tomu to vyřešit
• být k dispozici a často přijímat rozhodnutí během poskytování služby
• udržujte rovnováhu mezi zveřejňováním nových funkcí a kvalitou služby
• chraňte tým před vnějšími tlaky nebo jim pomáhejte je zvládnout.

Měli byste udržovat dobré tempo dodávek tím, že:

• budete mít časté a krátké schůzky
• budete řídit rizika a problémy, které mohou ovlivnit poskytování vaší služby podle potřeby
• musíte mít pod kotrolou rovnováhu mezi náklady a přínosty služby (typicky kontrolou výdajů)

Přechod mezi fázemi služby má být bezproblémový, lidé v řídících pozicích by měli předvídat problémy a činit včasná rozhodnutí, aby to umožnili.

Rozhodnutí na správné úrovni podle potřeby

Iterativní vývoj je nejlepší způsob, jak zvládnout změny a zlepšovat kvalitu služby. Přijměte fakt, že věci se mění a rozhodnutí jsou potřeba činit často. Ujistěte se, že:

• rozhodování je založeno na důkazech a zaměřeno na uspokojování potřeb uživatelů
• majitel služby a tým má pravomoc přijímat rozhodnutí a eskalovat je pouze, je-li potřeba
• zpracováváte změny a zlepšujete kvalitu díky nepřetržitému iterativnímu vývoji.

Zajistěte také, aby tým věděl:

• mají pravomoc dělat rozhodnutí ohledně služby
• jaký je rámec tohoto rozhodování
• kdo je zodpovědný za pomoc při rozhodování nad tento rámec

Řízení rizik

Rizika nelze vyloučit, měli byste se zaměřit pouze na ty, které mohou ovlivnit poskytování služby.

Při agilním přístupu je nutné se vypořádat s riziky včas. Vyberte nejlepší okamžik, kdy budete reagovat na důležitá rizika a teprve poté začněte plánovat a organizovat reakci.

Spolupracujte se správnými lidmi

Jakožto majitel služby nebo vedoucí zodpovědný pracovník (SRO) byste měli:

• se ujistit, že lidé v týmu mají potřebné znalosti
• poskytnout prostředí pro práci, pracovní prostor a nástroje pro spolupráci, organizaci a poskytování
• mít plochou organizační strukturu (nízký počet stupňů řízení = pružná v rozhodování), aby každý z týmu mohl přispět k týmovému úspěchu.

Ujistěte se, že každý kdo je zapojen do úpravy nebo vytváření vaší služby veřejné správy je:

• schopný, motivovaný a zplnomocněný
• zaměřen na cíle a výsledky včetně klíčových ukazatelů výkonu (KPIs)
• otevřený a poctivý v práci, kterou dělají.

Zjistěte jak sestavit tým pro jednotlivé fáze (https://www.gov.uk/service-manual/the-team/set-up-a-service-team)

Přesvědčte se na vlastní oči

Každý je zodpovědný za to, aby byl dobře informován. Projektový tým diskutuje tváří v tvář kdekoliv je to možné a nejlepší způsob měřit pokrok, je vidět věci na vlastní oči.

Vedoucí pracovníci (SROs) navštěvují týmy pravidelně a účastní se projektových setkání, sprintech nebo týmových revizí. Tím máte jistotu, že jste plně informováni a můžete dělat rychlá rozhodnutí.

Pokud se taková setkání nekonají, zjistěte proč.

Podávání zpráv a plánování

Pokud se přesvědčíte na vlastní oči a zkontrolujete data, která tým používá k zajištění dodávky, budete mít informace potřebné k řízení.

Stěny jsou vynikající způsob, jak sledovat práci a ukázat důležité věci, jako na čem tým právě pracuje a jak pokračuje. To pomáhá při plánování a komunikaci v rámci týmu i vůči jiným týmům.

Více se dočtete zde: Měření a reportování pokroku

Dělejte to pouze, pokud to má přidanou hodnotu (má cenu)

V agilním způsobu řízení se soustředíme na to, abychom uživatelům včas a plynule předávali hodnotu, aby co děláme, mělo smysl. To znamená, že váš tým musí:

• mít vizi služby a cíle založené na potřebách uživatelů
• stanovit měření úspěšnosti a toto pravidelně sdělovat
• hodnotit kvalitu a ujistit se, že potřeby uživatelů jsou uspokojeny (dát týmu čas to zjistit)
• prozkoumat a rozvíjet nápady, které mohou přidávat hodnotu – pokud nefungují, zkoušet něco jiného

K tomu by měl tým pro poskytování služby vypracovat písemný dokument, který popíše

• vizi služby
• kvantifikované cíle
• klíčové ukazatele výkonu (KPIs), které ukazují pokrok vůči uspokojování potřeb uživatelů a organizačním cílům

Důvěřuj a prověřuj

Správa by měla být jednoduchá a podpůrná. Měla by věřit jednotlivcům a dát týmu rozhodovací pravomoci, aby se mohl tým soustředit na cíl.

Lidí, kteří vedou (govern), by měli pravidelně mluvit s týmem, aby pomohli s podporou, řízením a zabezpečením. Postup sledujte pravidelně, ale jen zlehka, to znamená trochu, ale často.

Pravidelné reflexe toho, jak tým pracuje a hledání způsobů pro zlepšení je důležitou částí dobrého vedení. Na konci každé iterace každý projektový tým absolvuje retrospektivu, na které diskutuje o získaných poznatcích – i když se věci vyvíjí dobře, i když špatně. To vám umožní identifikovat akce, které pak naplánujete do budoucích iterací.

Příklady a případové studie

Přečtěte si o tom, jak se používá agilní řízení při práci z domova, aby pomohla zajistit program Immigration Platform Technologies.