Fáze alfa provozu služby

Část sekce Agilní přístup

Jak funguje fáze alfa provozu služby

Fáze alfa je vývojová fáze, která přichází po fázi objevování/zjišťování.

Ve fázi alfa potřebujete:

• vybudovat prototypy služby
• otestovat prototypy služby s uživateli
• prokázat, že vytvořit plánovanou službu je technicky možné

Ve fázi alfa byste měli využít zkušenosti s budováním prototypů, abyste:

• odhalili problémy v návrhu vaší služby a rozhodli, jak je budete řešit
• udělali odhad, kolik bude služba stát peněz
• co možná nejdříve určili největší rizika pro další fázi beta

Na konci fáze alfa byste měli vědět:

• zda je možno se přesunout do fáze beta
• co potřebujete vytvořit ve fázi, pokud se přesouváte do fáze beta.

Tým ve fázi alfa

Zjištěte jak postavit projektový tým pro jednotlivé fáze

Jak by tým měl pracovat

Váš tým by měl pracovat agilním způsobem, rychle iterovat, abyste se mohli rychle učit.

Etapy úspěšné fáze alfa

Každá fáze alfa bude jiná, protože rizika a cíle pro každou službu jsou rozdílné.

Většinou fáze alfa trvá 8 týdnů a dělí se na tyto tři etapy:

1. Začátek: postavení týmu k vytyčení cílů
2. Iterace: vytvoření prototypů služby, otestování, poučení, změny a nové testování
3. Závěr: přesun do fáze beta nebo k ukončení projektu

Začátek

V úvodní etapě potřebujete udělat následující kroky, což bude trvat pár dní:

1. Dát dohromady tým
2. Stanovit cíle vašeho projektu
3. Identifikovat největší rizika

Dát dohromady tým

Během úvodní etapy můžete plánovat setkání, abyste zajistili, že tým

• se navzájem pozná a stmelí
• vytváří týmové chápání projektu

Můžete týmu představit 18 standardů digitální služby, pokud je neznají a agilní způsob práce.

Stanovit cíle

Musíte s týmem zjistit, jaké jsou vaše cíle ve fázi alfa.

Mohou to být například následující cíle:

• vytvořit novou digitální službu
• vytvořit službu, která bude vyhovovat potřebám uživatelů
• prokázat, že můžete uspokojit potřeby uživatelů, které v současné době naplňuje služba soukromého sektoru, kvůli selhání služby veřejného sektoru.

Identifikovat největší rizika

Důvodem pro spuštění fáze alfa je, co nejdříve identifikovat všechna rizika projektu.

Během počátku byste se měli pokusit identifikovat největší rizika a lépe jim porozumět.

Druhy rizik

U většiny projektů veřejné správy spadají rizika do tří kategorií:

• design
• obchodní proces
• technická rizika

Rizika spojená s designem

Designová rizika jsou veškeré problémy spojené s designem zaměřeným na uživatele identifikovaná v rámci modelu iterace (opakované testování).

Často je zapotřebí více pokusů, než se zjistí, jaký rozsah je pro vaše uživatele správný.

Musíte zvážit

• jak jednoduché je použití služby
• zda uživatel zvládne projít napoprvé
• jak vypadají chyby
• jak budete analyzovat v rámci uživatelského průzkumu
• jak rychle postavíte prototypy služby

Rizika spojená s obchodním procesem

Tato rizika zahrnují:

• jak bude váš odbor integrovat vaši novou službu
• zda váš odbor provádí kontrolu podvodů
• zda váš odbor disponuje telefonickou podporou
• jak provozovat službu a kdo je zodpovědný, pokud služba “spadne” a podpora je mimo provoz

Technická rizika

Technická rizika se obvykle týkají integrace do stávajících systémů, například:

• druh probíhajícího spojení, které je nezbytné pro propojení vaší služby s existujícími systémy
• jakékoliv speciální hostování, například hosting s vysokou úrovní zabezpečení

Co musíte udělat na konci počáteční etapy

Každá služba je jiná, ale na konci počáteční fáze by váš tým měl mít následující:

• znalosti o službě, co má splňovat a pro koho je určena
• písemný popis lidí, kteří budou službu využívat, tzv. “user personas”
• dobrou znalost toho, co pro uživatele již existuje
• dobré pochopení toho, jak splnit požadavky na přístupnost.
• jasné nastavení cílů a rizik
• představu o vizi vašeho projektu a jak bude vypadat, až bude hotov
• jasné pochopení toho, jak bude služba integrována nebo napojena do starších systémů
• prioritizovaný seznam prací pro vaši první iteraci

Předvedení (ukázka) a retrospektiva (ohlédnutí)

Měli byste projektovému týmu a zúčastněným stranám předvést, co jste se naučili (projektové radě nebo týmu seniorních manažerů) .

Také byste měli uspořádat retrospektivní setkání na konci počáteční etapy.

Iterace

Ve fázi alfa nebudete schopni vybrat jednu cestu pro uživatele nebo jeden design. Budete muset postavit a otestovat více prototypů.

To vám umožní rychle zjistit, který design nabízí nejlepší možnosti pro uživatele. Váš první návrh může mít problémy – pokračujte v revizi návrhů, průzkumu a testování postupů a vylepšujte.

Více informací o uživatelském průzkumu ve fázi alfa.

Příklad časového rozvrhu u iterace

Den 1:

• retrospektivní setkání (1 hodina)
• plánování iterace (2 hodiny)
• start iterace

Den 2:

• uživatelský průzkum na prototypech předchozích iterací
• analýzy výsledků testování

Day 5:

• demo

Od tohoto rozvrhu se můžete odchýlit, ale měli byste uskutečnit uživatelský průzkum co nejdříve v etapě iterace, abyste měli dostatek času do další iterace. To vám umožní rychlý obrat uživatelských příběhů / scénářů.

Práce tímto tempem bude mít za následek:

• uživatelský průzkum v iteraci 1
• dokončení příběhu/scénáře v iteraci 2
• další průzkum na aktuálních prototypech v iteraci 3

Chcete-li pracovat tímto způsobem, potřebujete velmi dobře vyvinuté prototypy. Ty mohou mít back-end systémy, které vymodelují integraci služby, ale obsahují skutečnou logiku práce.

Pokud potřebujete iterovat rychleji, můžete začít s mnohem menší přesností / výstižností prototypů (jak papír).

To vám umožní testovat různé toky a rychleji opakovat průzkum a vývoj prototypu.

Opakujte (provádějte iterace) dokud:

• neprokážete, že prototyp splňuje požadavky uživatelů a není možno se posunout dál
• neprokážete, že nerozumíte problémům prototypu, kvůli kterým zrušíte projekt a vrátíte se do fáze předchozí objevování.

Na konci každé iterace

Na konci každé iterace musíte předvést kroky služby tak, abyste ukázali, co se tým při iteracích naučil a co plánuje dělat dál.

Měli byste se vyvarovat nastavení iterací ve dnech od pondělí do pátku, protože v těchto dnech chybí více lidí.

Závěr

Rozhodnutí o tom, že fáze alfa skončila

Na konci fáze alfa byste měli mít:

• příběhy uživatelů /uživatelské scénáře, které souvisejí s celou cestou uživatele spíše než podle jednotlivých funkcionalit
• plán prací pro fázi beta a méně podrobně i plán pro ostrou fázi
• nastavit měření úspěšnosti služby
• základní pracovní systém s omezenou funkčností, který se dá předvést uživatelům
• znalost starších systémů, které je třeba vyměnit nebo integrovat
• rozhodnutí o tom, zda pokročit do fáze beta
• znalost toho, jak navrhnout přístupnou službu
• analýzy průzkumu potřeb uživatelů, který jste udělali
• nápady, jak navrhnete model asistované digitální podpory pro vaši službu

Jak by měl vypadat prototyp služby

Prototyp z fáze alfa má umožnit kompletní end-to-end transakci.

Měli byste na to myslet jako na prokázání konceptu a použít toho ke kontrole, že:

• máte správné řešení, které naplní potřeby uživatelů
• váš přístup je životaschopný a ekonomicky efektivní
• technologie k implementaci vašeho plánu existují
• jsou věci, které se nedají snadno změnit, a přesto budete pokračovat
• znáte potřeby vašich uživatelů natolik, abyste je mohli změnit.

Pokud ne, zjišťujte dále a udělejte nový prototyp služby.

Přechod do fáze beta

Váš tým musí být přesvědčen, že nenavrhujete projekt, který nebude fungovat ve fázi beta. Ujistěte se, že vaše časové lhůty, rozsah a vaše vize jsou správné v souladu s penězi a lidmi, které máte na další fázi.

Poté, co se přesvědčíte, že se chcete přesunout do fáze beta, manažer poskytování služby a vlastník služby by měl začít pracovat na obchodním návrh pro fázi beta ještě včas ve fázi alfa.

Začnete-li včas pracovat na návrhu programu beta fáze, váš tým bude pokračovat dynamicky a poskytne vám čas na další schválení kontroly výdajů.

Měli byste mít finální demo z fáze alfa a ujistit se, že vedení projektu se může předvedení alfa demo (prototypu) zúčastnit.

Použijte demo ukázku k předvedení toho, co jste dosáhli ve fázi alfa a vysvětlení dalších vizí pro fázi beta.

Měli byste mít finální retrospektivu a vytvořit zásobu (backlog) uživatelských scénářů pro fázi beta.

Zjistěte více o psaní příběhů / uživatelských scénářů.

Rozhodnutí nepokračovat do fáze beta

Můžete také fázi alfa využít k rozhodnutí ukončit projekt raději než pokračovat s fází beta.

Můžete zjistit například:

• potřeby uživatelů již naplňuje jiná služba veřejné správy nebo soukromý sektor
• náklady na vybudování služby jsou příliš vysoké v závislosti na tom, kolik uživatelů ji využije
• nedigitální řešení je lepší
• přizpůsobení nebo vývoj jiné služby je lepší řešení.

Jedná se pořád o úspěšnou fázi alfa, i když se rozhodnete, že pokračování ve fázi beta by znamenalo plýtvání časem i penězi.

Rozhodnutí o nové fázi alfa

Na konci fáze alfa se můžete také rozhodnout, že začnete znovu s fází alfa nebo “objevování”, protože se třeba chcete zaměřit na jiné věci.

Například, můžete identifikovat potřebu uživatelů ve fázi objevování a alfa a potom objevíte prostřednictvím dalšího průzkumu jinou potřebu uživatelů.

Související příručky:

Může se vám hodit:

• Jak funguje objevovací fáze službyeditovat
• Jak funguje fáze beta
• Jak funguje ostrá verze
• Dosloužení služby

Zdroje

https://www.gov.uk/service-manual/agile-delivery/how-the-alpha-phase-works