Vytvoření agilního pracovního prostředí
Obsah
Vytvoření agilního pracovního prostředí
Věci se v agilním prostředí mění rychle, takže digitální týmy potřebují svoje aktivity snadno koordinovat, komunikovat pokrok a spolupracovat.
Měli byste navrhnout příjemné pracovní prostředí a vybrat vhodnou technologii k povzbuzení agilního způsobu práce.
Splnění standardů digitální služby
Pro splnění bodu 4 Standardu (použití agilních metod) musíte ukázat, jak váš tým používá agilní metody k budování a provozu služby.
Jak má vypadat agilní prostředí
Měli byste očekávat, že budete mít spoustu krátkých neformálních setkání během dne, často mezi zdmi pokrytými poznámkami nebo referenčními materiály. To se může zdát zvláštní v prostředí zvyklém spíše na formální setkání a konferenční hovory.
Ti, kdo pracují v kreativním a technickém prostředí, často potřebují k práci dostatek prostoru, aby se mohli soustředit na podrobnou práci. Je obvyklé vidět lidi většinu dne se sluchátky na uších, což jim pomáhá se soustředit, nebo v hovoru s jinou osobou, se kterou něco řeší.
Rozmyslete si, co od prostředí požadujete
Pracovní prostory pro digitální projekty jsou rozlišná. Na začátku projektu si promyslete s týmem:
- jak uspořádat váš prostor
- potřebné nástroje
Vaše fyzické prostředí
Prostor, ve kterém tým pracuje nástroj. Je to stejně důležité jako výběr programovacího jazyka nebo nástrojů projektového řízení.
Společné sezení
V ideálním případě bude váš tým pracovat ze stejného místa a sedět pohromadě.
Krátké neformální diskuze jsou důležité pro testování hypotéz. To bývá mnohem složitější, pokud je tým rozprostřen ve více kancelářích nebo v různých budovách.
Rozdělení pracovního prostředí
Odstranění příček mezi stoly změní prostor a dovolí diskutovat v týmu volněji a plynuleji.
Možná se vám budou hodit pořadače.
Tento proces je znám jako “Rozdělení pracovního prostředí”.
Prostor na zdi
Týmy, které používají agilní přístup, potřebují prostor na zdích v jejich pracovním prostředí. Pokud nemůžete použít zdi, zkuste tabule nebo okna.
Budete potřebovat lepící papírky a barevná lepítka, abyste mohli zaznamenávat práci a úkoly na stěnách.
Stěna přitahuje pozornost týmu, takže může:
- shromažďovat podněty na každodenní setkání
- sledovat a aktualizovat během dne
- ukázat si mezi sebou stav práce, v rámci týmu
To týmu pomůže:
- diskutovat na čem právě pracují
- roztřídit problémy
- prodiskutovávat nápady
Tomu se říká vizuální řízení projektu.
Více informací o týmové zdi: Vytvoření týmové zdi.
Správná technologie
Jako tým potřebujete také online nástroje, které vám pomohou komunikovat mezi sebou a řídit práci.
Jednotliví členové týmu budou potřebovat přístup k online nástrojům k plnění své role (např. kolega, který dělá uživatelské průzkumy, bude potřebovat přístup k softwaru na editaci videa).
Zkontrolujte, zda někdo nepotřebuje školení pro používání vybraného nástroje.
Online komunikace
Pravidelná setkání a retrospektivy pomáhají lidem zůstat v kontaktu, ale budete potřebovat i nástroj pro online diskuze.
Online nástroj udržuje tým v kontaktu, to znamená, že můžete:
- dělat rychlá rozhodnutí
- poskytovat podporu a informace
- průběžně informovat každého o práci, kterou právě děláte
Můžete využívat Slack, Yammer či např. Hipchat.
Tyto nástroje fungují jako chatovací prostor a umožňují týmu mnohem lépe konverzovat než prostřednictvím e-mailů.
Je to řešení pro lidi, kteří jsou často mimo kancelář a kupí se jim e-maily v poště a umožňuje týmu komunikovat, i když nejsou všichni v jedné místnosti.
Spolupráce
Měli byste mít sdílený editovací nástroj, tak aby každý člen mohl pracovat na stejném ve stejnou dobu (pro souběžnou editace dokumentů)
To je povinný otevřený standardní požadavek pro správu.
Pomůže vám to také vyvarovat se práci na různých verzích. MV ČR a mnoho dalších rezortů používá Google Drive či Office 365.
Ministerstvo vnitra používá pro spolupráci také nástroj zvaný Confluence pro interní wiki, Digitální Česko používá MediaWiki pro tento web, další využívají Basecamp pro své komunity.
Správa backlogu
Možná zjistíte, že online prostředí vám pomáhá vyřizovat, v kombinaci s fyzickou stěnou, backlog.
Online prostředí umožňuje zaznamenávat detaily za zálohovanými položkami (jako např. návrhy) a propojuje s diskuzemi o nástrojích pro spolupráci.
Můžete používat Trello, které je také využito pro veřejně dostupný manuál Service Manual backlog, populární je také JIRA.
Více informací o správných technologiích pro vaše potřeby naleznete: Internet tools for civil servants guidance on GOV.UK.
Návštěva agilního pracovního prostředí
Budete-li nastavovat agilní pracovní prostředí pro váš tým, mohlo by být užitečné se podívat, jak fungují ostatní agilní týmy.
Spojte se TBD a domluvte si prohlídku.
